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大型會議活動怎么策劃執行?

大型會議活動怎么策劃執行?

作者:慶典演出活動公司    來源:http://m.xhgao.com
舉辦大型會議活動的時候需要與領導溝通了解會議目的,然后草擬初步方案,與領導確認,之后細化方案、合理分配工作,最后進行分工,那么具體怎么進行安排的呢?下面就和小編一起來看看吧!

一、與領導溝通了解會議目的

策劃之前的溝通是必不可少的工作,了解領導舉行會議的目的,確定整個會議策劃的大方向,方案要體現出主辦方的意圖,否則完全是無用功。比如要溝通好會議的主題是什么?多大規模?請哪些領導來?議程是什么?有什么特別交代的事項?

二、草擬初步方案,與領導確認

溝通之后應該將初步的方案擬寫出來,交給領導來審核。因為在溝通過程中,有可能出現理解偏差的情況,把方案寫到紙上,能夠及時糾正,避免走偏。同時,如果領導需要修改,或者有新的想法,也可以及時加上去。廣州活動策劃公司

三、細化方案

初步方案確認后,就要來細化每一個環節了,這一步驟是最重要的一步。可按照“會前、會中、會后”的思路來安排好每一個步驟。

1、會前準備:會議通知、落實與會人員名單、安排會場、會場平面圖、會議簽到、會議材料發放等等。

會前準備工作量較大,會場的安排比較講究,根據不同的會議來布置現場,同時也要考慮作為安排等等。諸如會議通知、簽到的事項,可以借助會議助手軟件來協助,大大減少工作量。

2、會中:物料配合、人員配合

會議每一個環節需要什么物質材料配合?工作人員在每一環節應做什么?都需要活動策劃到位。比如會議中有現場抽獎的環節,那是用轉盤來抽獎?還是可以用會議助手軟件來投放到大屏幕抽獎,人人可參與到彈幕互動?

3、會后:會議紀要、總結、宣傳報道

會議結束后需不需要進行宣傳報道?如果需要就要準備照片和宣傳稿。會議紀要可以通過會議助手在企業微信發布,方便與會人員及時查閱,如有修改意見也可以在評論區提出。

四、合理分配工作

執行中很有可能出亂子,要懂得與同事分工合作,千萬別一個人把全部活攬下來。如果真有什么特殊情況,到了緊要關頭往往都是顧得了頭顧不了尾了,因此分工合作是必需的,多一個人分擔處理當然會更靠譜。

五、主辦人公布策劃方案并宣布分工

策劃方案確認完成后,由領導來公布并分配工作,這一點很重要,畢竟自己沒有分工權力,同事不一定能全力執行。由領導出馬,那就變成了自己分內的工作,這是不一樣的性質。完成了以上的活動策劃公司工作,那么執行下去就會事半功倍。當然,在執行過程中會遇到各種各樣的情況,這時就需要及時調整,靈活處理啦!

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