計(jì)劃職能是大型演藝活動(dòng)策劃的首要的、基本的職能，它決定和影響了其他兩項(xiàng)職能的執(zhí)行和實(shí)施。為了使大型演藝活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠協(xié)調(diào)有序地進(jìn)行，大型演藝活動(dòng)機(jī)構(gòu)在開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之前必須制訂嚴(yán)密、統(tǒng)一的活動(dòng)計(jì)劃。

（1）計(jì)劃職能的含義

計(jì)劃職能有廣義和狹義之分。廣義的計(jì)劃職能是指制訂計(jì)劃、執(zhí)行計(jì)劃和檢查計(jì)劃執(zhí)行情況三個(gè)緊密銜接的工作過(guò)程。狹義的計(jì)劃職能則是指制訂計(jì)劃的過(guò)程，即組織根據(jù)實(shí)際情況，通過(guò)科學(xué)的預(yù)測(cè)，權(quán)衡客觀的需要和主觀的可能，提出在未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)要達(dá)到的目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的手段和途徑的過(guò)程。大型演藝活動(dòng)的計(jì)劃職能就指其狹義職能，可將其概括為“5W1H”六個(gè)方面，即“做什么（What to do）”“為什么做（Why to do）”“何時(shí)做（When to do）”“何地做（Where to do）”“誰(shuí)去做（Who to do）”“怎么做（How to do）”。這六個(gè)方面的具體含義是：

“做什么”：要明確計(jì)劃職能的具體任務(wù)和要求，明確每一個(gè)時(shí)期的中心任務(wù)和工作重點(diǎn)。“為什么做”：要明確計(jì)劃職能的宗旨、目標(biāo)和戰(zhàn)略，并論證可行性。“何時(shí)做”：規(guī)定計(jì)劃中各項(xiàng)工作的開(kāi)始和完成進(jìn)度，進(jìn)行有效的控制和對(duì)能力及資源進(jìn)行平衡。“何地做”：規(guī)定計(jì)劃的實(shí)施地點(diǎn)或場(chǎng)所，了解計(jì)劃實(shí)施的環(huán)境條件和限制，以便合理安排計(jì)劃實(shí)施的空間組織和布局。“誰(shuí)去做”：計(jì)劃不僅要明確規(guī)定目標(biāo)、任務(wù)、地點(diǎn)和進(jìn)度，還應(yīng)規(guī)定由哪個(gè)主管部門(mén)負(fù)責(zé)。“怎么做”：制訂實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的措施，以及相應(yīng)的政策和規(guī)則，對(duì)資源進(jìn)行合理分配和集中使用，對(duì)人力、生產(chǎn)能力進(jìn)行平衡，對(duì)各種派生計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡等。

實(shí)際上，一個(gè)完整的計(jì)劃還應(yīng)包括控制標(biāo)準(zhǔn)和考核指標(biāo)的制定，也就是告訴實(shí)施計(jì)劃的部門(mén)或人員，做成什么樣、達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)才算是完成了計(jì)劃。

（2）計(jì)劃職能的特征

計(jì)劃職能的特征可以概括為目的性、首要性、普遍性、效率性和創(chuàng)造性5個(gè)方面。

①目的性。每一個(gè)計(jì)劃及其派生計(jì)劃都是旨在促使企業(yè)或各類(lèi)組織的總目標(biāo)和一定時(shí)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。計(jì)劃職能是最能夠清楚地顯示出策劃基本特征的一項(xiàng)策劃職能。

②首要性。相對(duì)于其他策劃職能，計(jì)劃職能處于一切策劃活動(dòng)的首要地位，這不僅是因?yàn)閺牟邉澾^(guò)程的角度來(lái)看，計(jì)劃職能先于其他策劃職能，而且是因?yàn)樵谀撤N情況下，計(jì)劃職能是能夠首先保證策劃活動(dòng)付諸實(shí)施的唯一一項(xiàng)策劃職能。

③普遍性。雖然計(jì)劃職能的特點(diǎn)和范圍隨各級(jí)策劃人員職權(quán)的不同而不同，但它卻是各級(jí)策劃人員的一個(gè)共同職能。所有的策劃人員，無(wú)論是總經(jīng)理還是基層工作人員都要從事計(jì)劃職能。人們常說(shuō)，策劃人員的主要任務(wù)是做決策，而決策本身就是計(jì)劃職能的核心。

④效率性。計(jì)劃職能的任務(wù)，不僅是要確保實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，而且是要從眾多方案中選擇最優(yōu)的資源配置方案，以合理利用資源和提高效率。既要“做正確的事”，又要“正確地做事”。

⑤創(chuàng)造性。計(jì)劃職能總是針對(duì)需要解決的新問(wèn)題和可能發(fā)生的新變化、新機(jī)會(huì)而做出決定的，因而它是一個(gè)創(chuàng)造性的策劃過(guò)程。正如一種新產(chǎn)品的成功在于創(chuàng)新一樣，成功的計(jì)劃也有賴于創(chuàng)新。

 

（3）計(jì)劃職能的程序

大型演藝活動(dòng)計(jì)劃職能的程序依次包括：估量機(jī)會(huì)、確定目標(biāo)、確定前提條件、擬訂可供選擇的方案、評(píng)價(jià)各種備選方案、選擇可行方案、擬訂派生計(jì)劃和編制預(yù)算8個(gè)環(huán)節(jié)。

①估量機(jī)會(huì)。對(duì)機(jī)會(huì)的估量，要在實(shí)際的計(jì)劃職能開(kāi)始之前就著手進(jìn)行，它是計(jì)劃職能的一個(gè)真正起點(diǎn)。其內(nèi)容包括：對(duì)未來(lái)可能出現(xiàn)的變化和預(yù)示的機(jī)會(huì)進(jìn)行初步分析，形成判斷；根據(jù)自己的長(zhǎng)處和短處搞清自己所處的地位；了解自己利用機(jī)會(huì)的能力；列舉主要的不確定因素，分析發(fā)生的可能性和影響程度。

②確定目標(biāo)。這一環(huán)節(jié)是在估量機(jī)會(huì)的基礎(chǔ)上，為組織及其所屬的下級(jí)單位確定計(jì)劃的目標(biāo)。要說(shuō)明基本的方針和要達(dá)到的目標(biāo)，說(shuō)明制訂戰(zhàn)略、政策、規(guī)則、程序、規(guī)劃和預(yù)算的任務(wù)，指出工作的重點(diǎn)。

③確定前提條件。計(jì)劃職能的前提條件就是計(jì)劃實(shí)施時(shí)的預(yù)期環(huán)境。按照組織的內(nèi)外環(huán)境來(lái)分，可以將計(jì)劃職能的前提條件分

④擬訂可供選擇的方案。通常，最明顯的方案不一定就是最好的方案，在過(guò)去的計(jì)劃方案上稍加修改或略加推演也不會(huì)得到最好的方案。做好這一環(huán)節(jié)的工作需要發(fā)揮策劃人員的創(chuàng)造性。此外，方案也不是越多越好。即使可以采用數(shù)學(xué)方法、借助電子計(jì)算機(jī)的手段，也需要對(duì)候選方案的數(shù)量加以限制，以便把主要精力集中在對(duì)少數(shù)最有希望的方案的分析上面。

⑤評(píng)價(jià)各種備選方案。評(píng)價(jià)各種方案實(shí)質(zhì)上就是一種價(jià)值判斷。它一方面取決于評(píng)價(jià)者所采用的標(biāo)準(zhǔn)，另一方面取決于評(píng)價(jià)者對(duì)各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)所賦予的權(quán)數(shù)。顯然，確定目標(biāo)和確定計(jì)劃前提條件的工作質(zhì)量，直接影響到方案的評(píng)價(jià)。

⑥選擇可行方案。這是計(jì)劃職能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是做出決策的實(shí)質(zhì)性階段———抉擇階段。可能遇到的情況是，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)同時(shí)存在兩個(gè)以上的可行方案。在這種情況下，必須確定首先采取哪個(gè)方案，而將另一個(gè)方案進(jìn)行細(xì)化和完善，作為備選方案。

⑦擬訂派生計(jì)劃。派生計(jì)劃是總計(jì)劃的基礎(chǔ)，是總計(jì)劃下的分計(jì)劃。總計(jì)劃要靠派生計(jì)劃來(lái)保證。

⑧編制預(yù)算。預(yù)算實(shí)質(zhì)上是資源的分配計(jì)劃，是把計(jì)劃轉(zhuǎn)化為預(yù)算，使之?dāng)?shù)字化。預(yù)算工作做好了，可以成為匯總和綜合平衡各類(lèi)計(jì)劃的一種工具，也可以成為衡量計(jì)劃完成進(jìn)度的重要標(biāo)準(zhǔn)。

（4）計(jì)劃職能的要求

①做好信息預(yù)測(cè)工作，切實(shí)改善決策質(zhì)量。關(guān)于信息、預(yù)測(cè)、決策和計(jì)劃之間的相互關(guān)系，毛澤東同志在《中國(guó)革命戰(zhàn)爭(zhēng)的戰(zhàn)略問(wèn)題》一文中曾作過(guò)精辟的闡述。他指出：“指揮員的正確的部署來(lái)源于正確的決心，正確的決心來(lái)源于正確的判斷，正確的判斷來(lái)源于周到的和必要的偵查，和對(duì)于各種偵查材料的連貫起來(lái)的思索。指導(dǎo)員使用一切可能的和必要的偵查手段，將偵查得來(lái)的敵方情況的各種材料加上去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的思索，然后將自己方面的情況加上去，研究雙方的對(duì)比和相互的關(guān)系，因而構(gòu)成判斷，定下決心，做出計(jì)劃———這是軍事家在做出每一戰(zhàn)略、戰(zhàn)役或戰(zhàn)斗計(jì)劃之前的一個(gè)整個(gè)的認(rèn)識(shí)情況的過(guò)程”。由此，我們不難看出，信息、預(yù)測(cè)、決策和計(jì)劃之間的相互關(guān)系是：信息、預(yù)測(cè)是決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)，決策是計(jì)劃的核心，計(jì)劃是決策的安排。因此，做好計(jì)劃工作，首先要做好信息和預(yù)測(cè)等基礎(chǔ)工作，同時(shí)更重要的是，要切實(shí)改善決策的質(zhì)量。

②在確定目標(biāo)的同時(shí)，要考慮相應(yīng)的條件和手段。一份完整的計(jì)劃或計(jì)劃書(shū)至少要包括確定預(yù)訂目標(biāo)、前提條件和相應(yīng)手段三部分，三者缺一不可。確定條件實(shí)際上是計(jì)劃工作中的可行性分析，有了可行性分析才能保證目標(biāo)的科學(xué)合理，從而避免出現(xiàn)“計(jì)劃計(jì)劃，墻上一掛”有名無(wú)實(shí)的局面。

 

 

③確定計(jì)劃期限并使不同期限的計(jì)劃相互銜接。確定計(jì)劃期限是計(jì)劃工作中的另一個(gè)重要問(wèn)題，每經(jīng)過(guò)一段固定的時(shí)期便根據(jù)變化了的環(huán)境條件和計(jì)劃的實(shí)際執(zhí)行情況，從確保實(shí)現(xiàn)計(jì)劃目標(biāo)出發(fā)對(duì)原計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。每次調(diào)整時(shí)，保持原計(jì)劃期限不變，而將計(jì)劃期限順序向前推進(jìn)一個(gè)滾動(dòng)期。滾動(dòng)式計(jì)劃方法依據(jù)遠(yuǎn)粗近細(xì)的原則，既保證了計(jì)劃的準(zhǔn)確性，又實(shí)現(xiàn)了不同期限計(jì)劃的相互銜接問(wèn)題。

④在保持計(jì)劃相對(duì)穩(wěn)定的同時(shí)，保持其靈活性。計(jì)劃作為組織對(duì)未來(lái)工作的基本安排和行動(dòng)指南，一經(jīng)制訂不要輕易修正、改變，即保持計(jì)劃的相對(duì)穩(wěn)定性。但這并不意味著可以忽略環(huán)境條件和執(zhí)行情況的變化，而拘泥于原有計(jì)劃。事實(shí)上，計(jì)劃只是組織探索未來(lái)、適應(yīng)環(huán)境的一種反映形式，一旦環(huán)境條件發(fā)生了變化，就要做出相應(yīng)的調(diào)整；若環(huán)境條件發(fā)生重大變化，還要做出重大調(diào)整。當(dāng)然在實(shí)際工作中，尤其是制訂計(jì)劃之前，要盡可能充分地考慮到各種變化，盡量減少頻繁、重大的調(diào)整，否則，計(jì)劃便失去了存在的意義。

⑤要進(jìn)行局部試點(diǎn)，并要有信息反饋。如前所述，計(jì)劃只是組織探索未來(lái)、適應(yīng)環(huán)境的一種反映形式，不管事前做過(guò)多么充分的調(diào)查研究和準(zhǔn)備工作，都很難完全準(zhǔn)確地規(guī)劃未來(lái)，即難免有所偏差。偏差越小，失誤越少，自然越好。而實(shí)際上，在重大問(wèn)題的計(jì)劃上卻往往偏差很大，失誤很多。為了減少重大失誤，對(duì)于長(zhǎng)期的重大問(wèn)題的計(jì)劃一般采取先行試點(diǎn)的方法，即“種實(shí)驗(yàn)田”。這樣可以取得成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，既完善了原有計(jì)劃，也避免了全面推廣可能造成的重大損失。